BabyCheckIn

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BabyCheckIn
Sektor 01. ALLGEMEINE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG
Themenbereich E-Government, Kinder/Jugend und Familien
Staat Österreich
Bundesland Wien, Steiermark, Oberösterreich, Niederösterreich
Bezirk/Kreis
Projektpartner (Institutionen) Standesamt Graz, Standesamt Linz, Standesamt Wr. Neustadt, Bundeskanzleramt, Hauptverband der Sozialversicherungsträger
Kontaktperson(en) Harald Müller
Projektwebsite
Projektstart (Jahr) 2007
Rechts- und Organisationsform lose Kooperation
Preise und Auszeichnungen Österreichischer Verwaltungspreis

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Koordinaten: 48° 12' 33" N, 16° 22' 22" O

Inhaltsverzeichnis

Beschreibung

Kurzbeschreibung

Minimierung der im Anlassfall Geburt von den Kindeseltern zu absolvierenden bürokratischen Hürdenläufe durch Schaffung eines One-Stop-Shops; eine Reihe von Meldungen (ua. Standesamt, Meldebehörde, Sozialversicherung, Finanzamt, Staatsbürgerschaftsbehörde, Passbehörde …) wird durch eine einzige Meldung beim Standesamt ersetzt, alles weitere veranlassen die Verwaltungsstellen untereinander unter Nutzung elektronischer Kommunikation.

Zusammenfassung

Österreich konnte in den letzten Jahren seine Vorreiterrolle im E-Government durch eine Vielzahl an Anwendungen unter Beweis stellen. Diese Anwendungen sind aber primär durch die Abbildung bestehender Verfahren in der Elektronik geprägt. Daher wurde für die nächste Stufe von E-Government Umsetzungen das Grundprinzip One-Stop Government festgelegt. Damit werden neben technischen Umsetzungen auch entsprechend hohe Ansprüche an die legistischen und organisatorischen Rahmenbedingungen gestellt. Mit dem Projekt BabyCheck-In wurden im Sinne einer möglichst optimalen Verfahrensabwicklung für Bürgerinnen und Bürger erstmals die technischen Möglichkeiten unter Bedachtnahme der gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben als One-Stop-Shop Lösung umgesetzt. Immerhin sind davon mehr als 75.000 Fälle pro Jahr im ganzen Bundesgebiet betroffen. Bürgerinnen und Bürger befinden sich in einer positiven Lebenssituation, die auch von einer positiven Erfahrung mit den Behörden begleitet werden soll. Ziel ist es, mit einem einzigen Behördengang alle notwendigen Verfahren verwaltungsübergreifend abwickeln bzw. starten zu können.

Ausgangspunkt und Projektziele

Ausgangspunkt des Projektes ist der Ministerratsbeschluss 34/31 vom 21.11.2007 (ZI 280606/0011-I/4/2007) betreffend die Gebührenbefreiung und Verwaltungsmodernisierung aus Anlass der Geburt eines Kindes. Neben der mit BGBl I 105/2007 bereits verwirklichten Novelle zu § 35 Abs. 6 Gebührengesetz sollen, so der der Beschluss, gleichzeitig „die Verwaltungsabläufe vereinfacht und das One-Stop-Shop Prinzip verwirklicht werden, damit aus Anlass der Geburt eines Kindes nicht verschiedenste unterschiedliche Stellen aufgesucht werden müssen.“

Daraus wurde als maximales Projektziel abgeleitet, mit einem einzigen Behördenkontakt der Eltern die Ausstellung der Geburtsurkunde inkl. Vaterschaftsanerkenntnis bzw. Namensänderung, die Wohnsitzmeldung, die Meldung an die Sozialversicherung inkl. beschleunigte Vergabe der SV-Nr., den Antrag auf Kinderbetreuungsgeld sowie den Antrag auf Familienbeihilfe zu veranlassen und dabei nach Möglichkeit auch der Antrag auf Ausstellung eines Staatsbürgerschaftsnachweises und die Miteintragung im Pass der Eltern mit einzubinden.

Analyse der Ausgangslage

Aufgrund der bestehenden Zuständigkeiten, nämlich Anzeige der Geburt an bzw. Ausstellung der Geburtsurkunde durch die Personenstandsbehörde am Geburtsort, bieten sich die Personenstandsbehörden am Geburtsort als Startpunkt für die geforderte One-Stop-Strategie an. Daher wurden die ersten Wochen des Projektes fast ausschließlich in die Erhebung des Ist-Zustandes durch Analyse der Gesetzeslage und Recherche der Verwaltungspraxis bei den Standesämtern Graz, Linz, Wien und Wr. Neustadt investiert. Die Standesämter zeigten sich äußerst kooperativ, auskunftsfreudig und problemlösungsorientiert. Ein Hindernis stellte freilich die zu Projektbeginn in Kraft getretene Gebührenbefreiung dar. Zur Realisierung eines One-Stop-Prinzips erscheinen drei Varianten zweckmäßig: 1) die Verfahren können mit einem einzigen Besuch im Amtsgebäude des Standesamtes am Geburtsort erledigt oder zumindest gestartet werden (z.B. Linz, Wr. Neustadt); 2) das Standesamt besucht die Mutter im Spital, holt die notwendigen Informationen/Urkunden ein und liefert wieder zurück (so z.B. das Grazer „No-Stop-Verfahren“); oder 3) die Einrichtung einer „Standesamt-Außenstelle“ in der Geburtsklinik (z.B. AKH Wien, SMZ-Ost Wien).

Welche Verfahren nun tatsächlich auf Basis der geltenden Rechtslage über das Standesamt bzw. im gleichen Amtsgebäude erledigt werden können, bestimmt sich primär aus den örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten. Deshalb erfolgte eine Untergliederung in entsprechende Subelemente, innerhalb derer insb. in Zusammenarbeit mit den im Projekt mitwirkenden Musterstädten Graz, Linz und Wr. Neustadt die weiteren Strategien und Schritte unter Ausschöpfung aller bestehenden Möglichkeiten und Berücksichtigung der jeweiligen Gegebenheiten festgelegt werden, um die jeweils bestmögliche Annäherung an das Projektziel, nämlich ein ideales Service für frischgebackenen Eltern bei gleichzeitiger Geringhaltung des Mehraufwandes auf Seiten der Verwaltung zu bieten. Trotzdem gilt es natürlich, das Gesamtkonzept im Auge zu behalten und die einzelnen Elemente aufeinander abzustimmen.

Verschiedene Zuständigkeiten: Geburtsurkunde, Namensänderung, Wohnsitzmeldung, Staatsbürgerschaftsnachweis und Reisepass

Für die Ausstellung der Geburtsurkunde ist das Standesamt am Geburtsort zuständig. In der Praxis problematisch erweist sich hier das Namensänderungsverfahren: ein unehelich geborenes Kind, das trifft im Gesamtösterreich-Schnitt auf etwa 38% der Neugeborenen zu, hat nach § 165 ABGB den Namen der Mutter zu erhalten. Soll das Kind dem Wunsch der Eltern zufolge den Familiennamen des unehelichen Vaters tragen, so ist eine Namensänderung notwendig (NÄG). Der Antrag auf Namensänderung hat allerdings bei der nach dem Wohnsitz zu bestimmenden örtlich zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde zu erfolgen. Die Anerkennung der Vaterschaft selbst kann bei entsprechender Erklärung des Vaters durch das Gericht, den Notar, das Jugendamt oder das Standesamt erfolgen.

Meldebehörde hingegen ist die Wohngemeinde, § 3 Abs. 5 MeldeG bietet allerdings die Möglichkeit, dass anlässlich der Anzeige der Geburt das Kind im Wege der Personenstandsbehörde angemeldet werden kann. Ein One-Stop-Prinzip ist somit auch bei Auseinanderfallen von Geburts- und Wohnort verwirklichbar, sofern das Standesamt am Geburtsort von dieser „Kann-Bestimmung“ tatsächlich Gebrauch macht.

Für die Ausstellung des Staatsbürgerschaftsnachweises wiederum ist die Gemeinde am Hauptwohnsitz der Mutter zum Zeitpunkt der Geburt zuständig. Eine Ausfolgung des Staatsbürgerschaftsnachweises im One-Stop-Verfahren kann somit nur dann erfolgen, wenn sich die jeweils zuständigen Behörden im gleichen Amtsgebäude befinden, keinesfalls jedoch, wenn Hauptwohnsitz und Geburtsort auseinanderfallen.

Die Ausstellung eines Kinderreisepasses im One-Stop-Verfahren scheint wegen der Kostenfrage insb. wegen des Erfordernisses eines Passfotos (Gültigkeit 2 Jahre), Identitätsfeststellung und Zuständigkeit der Bezirkshauptmannschaft nicht zielführend. Es besteht insoweit eine Erleichterung, als für Personen mit Hauptwohnsitz im Bundesgebiet nur sachliche Zuständigkeit gefordert ist, der Antrag kann somit bei jeder inländischen Passbehörde eingebracht werden.

Verbesserungsmöglichkeiten und Musterbeispiel

Allgemeines

Diese Beschreibung zeigt, dass ohne Eingriff in die bestehenden Zuständigkeiten eine ideale One-Stop-Strategie nur beschränkt geschaffen werden kann. Einfacher gestaltet sich auf Basis der geltenden Rechtslage die Verwirklichung des One-Stop-Prinzips in Statutarstädten, da hier die Organe der Stadtverwaltung auch die Agenden der Bezirksverwaltungsbehörden besorgen. Jedoch selbst hier sind Hürden zu überwinden, denn auch in einer Statutarstadt können Staatsbürgerschafts- oder Passbehörde von der Personenstandsbehörde räumlich getrennt sein, die Ausstellung des Staatsbürgerschaftsnachweises ist zudem immer nur dann möglich, wenn Geburtsort und Wohnort der Mutter zusammenfallen. So bleibt in manchen Fällen lediglich die wenig zufriedenstellende Weiterleitung der Unterlagen und Anträge durch die Personenstandsbehörde an die zuständige Behörde und die Rückübermittlung der Ausfertigungen an den Antragsteller per Briefpost.

Zum besseren Verständnis ist anzumerken, dass bislang kein zentrales Personenstands- oder Staatsbürgerschaftsregister besteht, indes ein umfangreiches Mitteilungswesen innerhalb der Personenstandsbehörden und von diesen zu anderen Stellen. An einem Konzept für ein zentrales Personenstandsregister wird derzeit von Seiten des BMI gearbeitet. Ein zentrales Personenstandsregister, evtl. kombiniert mit einem Staatsbürgerschaftsregister, würde nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Argumentation alternativer Zuständigkeiten wesentlich erleichtern.

Konkrete Lösungsansätze

Zur Problematik des Namenänderungsverfahrens wurde von der Musterstadt Linz vorgeschlagen, durch Novellierung des § 165 ABGB der Mutter das Recht einzuräumen, anlässlich der Beurkundung der Geburt des unehelich geborenen Kindes bei der zuständigen Personenstandsbehörde den Familiennamen des durch Anerkenntnis der Vaterschaft festgestellten Vaters als Familiennamen des Kindes zu bestimmen, sofern der anerkennende Vater zustimmt, wodurch in zahlreichen Fällen das Namensänderungsverfahren entfallen könnte. Dieser Vorschlag wird von den anderen Musterstädten unterstützt und soll in eine ABGB-Novelle einfließen.

Zur Wohnsitzmeldung konnte festgestellt werden, dass insb. kleinere Gemeinden den Kontakt zu ihrer Bürgerschaft wünschen und die Vornahme der Wohnsitzmeldung durch die Personenstandsbehörden kritisch betrachten. Daher soll durch gegenwärtige Gespräche mit dem Städte- und Gemeindebund die sofortige Erledigung zumindest insoweit forciert werden, als den Eltern in jenen Fällen, in denen Geburts- und Wohnort auseinanderfallen, die Option der One-Stop-Abwicklung bei den Personenstandsbehörden geboten wird.

Bzgl. des Staatsbürgerschaftsnachweises liegen zwei Lösungsvorschläge vor, die jedoch auch Nachteile bergen. Einerseits bietet sich die Verschiebung der örtlichen Zuständigkeit von Wohnsitz nach Geburtsort an. Es ist hierbei zu bedenken, dass die Staatsbürgerschaftsevidenz von jeder Gemeinde gesondert zu führen ist (§ 50 StbG), mit einer Rückführung nach Geburtsort käme es zu einem weiteren Bruch in der Evidenz (bis 1966 Zuständigkeit der Bezirksverwaltungsbehörden). Daher kann sich eine Verschiebung von Wohnort zu Geburtsort bei späteren Kontakten zur zuständigen Evidenzstelle in Ermangelung eines zentralen Registers als nachteilig erweisen. Alternativ könnte der Antrag auf Ausstellung des Staatsbürgerschaftsnachweises zum Standesamt am Geburtsort verlagert werden, die Ausstellung des Nachweises indes bei der Staatsbürgerschaftsevidenzstelle am Wohnsitz verbleiben; durch Versand des Staatsbürgerschaftsnachweises per Briefpost könnte der „Gang“ zur Behörde unterbleiben. Nachteilig hier der höhere Aufwand auf Behördenseite.

Musterbeispiel

Dass trotz der Zuständigkeitsvielfalt eine deutliche Verbesserung für die Anbringenden erreicht werden kann, was aber auch einigen Aufwand bedeutet, zeigt das Beispiel der Musterstadt Graz. Das Standesamt der Statutarstadt Graz bietet nunmehr die Leistungen Geburtsurkunde, Vaterschaftsanerkenntnis, Wohnsitzmeldung, Staatsbürgerschaftsnachweis für Hauptwohnsitz Graz und die Miteintragung in den Reispass sowohl im Rahmen eines No-Stop-Verfahrens durch Besuch der Mutter am Wochenbett, wie auch im Rahmen eines One-Stop-Verfahrens als Service am Amt. Um das One-Stop-Verfahren ideal erfüllen zu können, müssen allerdings die derzeit örtlich getrennten Bereiche Staatsbürgerschaft und Standesamt/Geburtenbuch räumlich und organisatorisch zusammengeführt sowie die erforderlichen Arbeitsplätze geschaffen werden. Bis zur räumlichen Zusammenführung werden zur Verringerung des Personalbedarfs sowohl im One-Stop-Verfahren als auch in jenen Fällen, in denen am Wochenbett nicht alle erstellten Dokumente ausgegeben werden können (z.B. weil die Mutter die Klinik bereits verlassen hat), der Staatsbürgerschaftsnachweis sowie der/die Reisepässe per Rsb an eine Wunschadresse nachgeschickt. Verwaltungsintern werden die Unterlagen innerhalb der Referate zur Bearbeitung weitergegeben. Die jährlichen Mehrkosten in dieser Übergangszeit für Postgebühren werden mit ca. 14.000 € beziffert.

Meldung an die Sozialversicherung und Vergabe der SV-Nr.

Das Neugeborene ist lt. Gesetz bei Mutter und Vater mitversichert, trotzdem ist vielfach nach wie vor die Meldung der Geburt an die jeweiligen Krankenversicherungsträger notwendig. Die Ausstellung der e-Card nimmt etwa zwei Wochen in Anspruch. Das Projektziel ist hier auf die Automatisierung der Meldung der Geburt durch die Personenstandsbehörde an die Sozialversicherung und, da in der ärztlichen Praxis die Behandlung von Säuglingen ohne e-Card problematisch scheint, auf die gleichzeitige Rückübermittlung der SV-Nr. des Neugeborenen an die Personenstandsbehörde gerichtet.

Die Analysen haben zu dem überraschenden Ergebnis geführt, dass die Gesetzeslage im Anlassfall Geburt eine elektronische Übermittlung genau definierter Daten von der Personenstandsbehörde an die Sozialversicherung vorsieht (§ 360 Abs. 5 ASVG, PersonenstandsdatenV) und eine entsprechende Schnittstelle beim HVB eingerichtet ist. In der Realität wurden die Daten hingegen in 2/3 der Fälle nicht elektronisch und daher unter Zeitverlust und Notwendigkeit der gesonderten Meldung der Geburt an die zuständigen Krankenversicherungsträger übermittelt. Daher wurden unter Zuhilfenahme statistischer Daten die für die Meldung relevanten Standesämter samt Geburtszahlen erhoben, mit vom HVB zur Verfügung gestellten Listen abgeglichen und schließlich mittels Telefoninterviews Stand und Hindernisse bei den verbliebenen nicht elektronisch übermittelnden Standesämter hinterfragt. Im Laufe des Projektes konnte allein durch diese Maßnahmen der Anteil der elektronisch übermittelten Meldungen auf über 80% gesteigert werden.

Somit kann den Eltern bei elektronischer Übermittlung die gesonderte Verständigung der zuständigen Krankenversicherungsträger erspart werden. Gleichzeitig kommt es zu Erleichterungen der Administration und Abrechnung in den ärztlichen Praxen sowie bei den Krankenversicherungsträgern und dem HVB.

Anträge auf Familienbeihilfe und Kinderbetreuungsgeld

Eine Beantragung von Kinderbetreuungsgeld mit Zuständigkeit Krankenversicherungsträger bzw. Familienbeihilfe mit Zuständigkeit Wohnsitzfinanzamt ist beim Standesamt am Geburtsort derzeit nicht möglich, da die in den meisten Fällen notwendige Beratungstätigkeit durch die Standesbeamtinnen und Standesbeamten mangels diesbezüglichem Spezialwissen und Zeitressourcen nicht geleistet werden kann. Die Vereinfachung der Antragstellung geht nun dahin, die jeweils zuständigen Stellen auf Basis der vom Standesamt übermittelten Daten an die potentiellen Antragstellenden herantreten zu lassen und ihnen den Antrag durch vorausgefüllte Formulare zu erleichtern. Als Basis für die eindeutige Zuordnung der Kind-Eltern-Beziehung, die aus dem ZMR nicht unmittelbar erfolgen kann, soll auch hier die oben beschriebene elektronische Meldung der Geburt durch die Personenstandsbehörde an den HVB als Basis dienen. Über die Datendrehscheibe BMF/HVB und über die nach BAO dem BMF aus dem ZMR zur Verfügung zu stellenden Identitätsdaten sollen die bestehenden Datensätze um die für die Zuordnung der Personenbeziehungen sowie zur weiteren Vorbefüllung der jeweiligen Anträge notwendigen Daten ergänzt und qualitätsgesichert werden. Die Gespräche mit den zuständigen Stellen sind dazu noch im Gange.

Sowohl der Antrag auf Kinderbetreuungsgeld als auch jener auf Familienbeihilfe können bereits elektronisch gestellt werden, wobei der elektronische Antrag auf Kinderbetreuungsgeld eine sichere Signatur verlangt, indessen der Antrag auf Familienbeihilfe über FinanzOnline eingebracht werden kann. Primäres Ziel ist daher die Forcierung der Nutzung der Online-Anträge und nur bedingt die Rückkehr zu Vordrucken oder Ausdrucken und deren Einbringung beim Standesamt oder am Postweg. Dies soll u.a. durch Werbemaßnahmen und Aufnahme entsprechender Hinweise in diverse Elternratgeber und Behördenwegweiser bewerkstelligt werden.

Die Antragstellung selbst kann den Anspruchsberechtigten nicht abgenommen werden, nichtsdestotrotz kommt eine Reduzierung und Automatisierung des Formularaufwandes nicht nur den Antragstellenden, sondern auch den Behörden zugute. Genau dies soll hier in Hinblick auf Familienbeihilfe und Kinderbetreuungsgeld erreicht werden.

Finanzierung

Aktueller Stand

Erzielte Effekte

Auf andere Projekte übertragbar sind sowohl die Ergebnisse als auch die Erkenntnisse aus dem Projekt. Primär sollte klargestellt werden, das eine One-Stop-Strategie oder allgemeiner ein One-Stop-Government ohne Eingriff in die bestehenden gesetzlichen Zuständigkeiten nicht geschaffen werden kann. Andererseits können sich punktuelle Zuständigkeitsverschiebungen oder Insellösungen durch die Komplexität des Rechtssystems als tückisch und für andere Lebenssituationen oder Verwaltungsabläufe nachteilig erweisen, auch wenn diese außerhalb eines klar umrissenen Projektes liegen. Ein One-Stop-Prinzip wie das hier geplante verlangt ideale Koordination und Kompromissbereitschaft aller involvierten Behörden und Stellen. Abhängig von der jeweils bestehenden Behördenkonstellation und -organisation können die Abläufe auf Basis einer unveränderten Rechtslage nur durch entsprechende personelle, räumliche oder organisatorische Verschiebungen oder Verbesserung der technischen Infrastruktur optimiert werden. Diese Problemstellung zeigt sich in allen Verwaltungsbereichen, eine umfassende Lösung ist bisher nur in Ausnahmefällen gelungen, hier kann z.B. auf den § 333 GewO oder die Verfahrenskonzentration bei Betriebsanlagen oder der UVP verwiesen werden. Insoweit ist ein positives Projektergebnis als äußerst innovativ und einfallsreich einzustufen. Ein für die Bürgerschaft ideales One-Stop-Service führt zudem nicht zwingend zu einer Effizienzsteigerung oder Aufwand- und Kostensenkung auf Seiten der Behörden, hier gilt es mitunter zwischen den jeweiligen Interessen abzuwägen und eine für alle Seiten zweckmäßige und erträgliche Lösung zu erreichen. Bei Bereitschaft sich mit den gegenläufigen Positionen intensiv auseinanderzusetzen und auch Randprobleme mit einzubeziehen, zeigen sich jedoch im Kleinen mitunter unerwartete Win-Win-Situationen, die Grundlage für Größeres werden können.

Auch wenn das gesetzte maximale Ziel derzeit nicht in allen Fällen oder zur Gänze erreicht ist, wird das Ergebnis des Projektes BabyCheckIn den formalen Start in die Elternschaft wesentlich erleichtern und Mütter und Väter in dieser sehr wichtigen und bisweilen auch schwierigen Zeit von überschüssigen Behördenwegen und Formalitäten entlasten.

Immerhin wurde hier potentiell für fünfundsiebzigtausend Fälle jährlich ein Verwaltungsvorgang von durchschnittlich vier bis fünf Behördengängen auf einen einzigen reduziert. In Stunden ausgedrückt ist das eine Entlastung der Eltern um eine runde Million Stunden, die sie sonst für die Vorsprachen bei den diversen Ämtern benötigen würden.

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