Gemeindeinformatikzentrum Kärnten

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Gemeindeinformatikzentrum Kärnten
Sektor 01. ALLGEMEINE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG
Themenbereich E-Government, Informationstechnologie, Qualitätsmanagement, Verwaltungskooperation, Wissensmanagement, Benchmarking/Benchlearning
Staat Österreich
Bundesland Kärnten
Bezirk/Kreis
Projektpartner (Institutionen) Amt der Kärntner Landesregierung, Kärntner Gemeindebund, Klagenfurt, Villach
Kontaktperson(en) Gerd Sarnitz
Projektwebsite http://www.giz-k.at/
Projektstart (Jahr) 2008
Rechts- und Organisationsform GmbH
Preise und Auszeichnungen eAward

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Koordinaten: 46° 37' 1", 14° 18' 34"

Problembeschreibung - Grund für die Kooperation

IT-Systeme weisen steigende Komplexität und Anforderungen an die Verfügbarkeit auf. Finanzieller Freiraum für Gemeinden sinkt. Die fortschreitende Entwicklung der IT-Technologie wird zukünftig viele Verwaltungsabläufe automatisieren ("gläserne Gemeinde", welche von 0 – 24 Uhr über Internet erreichbar ist). Herkömmliche Zugänge sind jedoch weiterhin zu unterstützen und aufrecht zu erhalten. Eine enge interkommunale Zusammenarbeit wird die Zukunft prägen.

Beschreibung

Die Gemeindeinformatikzentrum Kärnten GIZ-K GmbH ist eine gemeinsame Initiative des Landes Kärnten, des Kärntner Gemeindebundes und der Städte Klagenfurt und Villach. Es berät und unterstützt die Kärntner Gemeinden in allen Belangen der Informationstechnologie, so dass diese eine führende Rolle im Bereich moderner und effizienter Verwaltungsführung in Österreich einnehmen.

Schritte zur Errichtung der Kooperation

Die Gemeindeinformatikzentrum Kärnten GIZ-K GmbH wurde 2007 vom Land Kärnten, dem Kärntner Gemeindebund und den Städten Klagenfurt und Villach (stellvertretend für den Städtebund) als Gesellschafter aus dem gemeinsamen Bedarf heraus ins Leben gerufen. Die 4 Gesellschafter sind:

Aktueller Stand

Die aktuellen Projekte werden auf der Website des Gemeindeinformatikzentrums kurz beschrieben. Mehr Details dazu finden Kärntner Kommunen im GIZ-K Extranet:

  • Barrierefreier kommunaler Webauftritt: Pflichtenheft für eine moderne und barrierefreie Gemeindehomepage.
  • Gemeindehomepage neu: interkommunales Projekt zur Erneuerung der Gemeindehomepages
  • Online-Formulare: 70 Online-Formulare stehen den Kärntner Gemeinden zur Integration in die eigene Gemeindehomepage zur Verfügung
  • Angebotsoptimierung: Überprüfung und Optimierung von IT-Angeboten
  • Mobiltelefonie: Gebührenoptimierung durch neue Rahmenverträge
  • VoIP-Telefonie: Kosteneinsparungen, einfache Verwaltung und zusätzliche Services
  • Sicherheit: Analyse der IT-Sicherheit
  • Bürgerkarte: Die Bürgerkartenfunktionalität auf E-Card oder Amtskarte

Aktuelle Services für Kärntner Gemeinden

Duale Zustellung und Amtssignatur
Ab 1. Jänner 2011 müssen alle elektronisch gefertigten Erledigungen, die unter das Allgemeine Verwaltungsverfahrensgesetz (AVG) fallen, mit einer sogenannten Amtssignatur versehen sein. In Kombination mit der dualen Zustellung können Einsparungen erzielt werden.
(Mobile) Zeit- und Leistungszeiterfassung
In Afritz, Weißensee und Moosburg wurde das Zeiterfassungsservice für Gemeinden erprobt. Zeiterfassung für alle Gemeindemitarbeiter (Verwaltung, Bauhof, Hilfskräfte). Auswertungen und Integration mit der Lohnverrechnung und Kommunalsoftware für Haushalt und Rechnungswesen.
Gemeindehomepage barrierefrei
GIZ-K überprüft die Gemeindehomepage und unterstützt die Kärntner Gemeinden von der Beauftragung bis zur Abnahme einer neuen Homepage. Umstellung auf die gv.at-Adresse.
GIZ-K E-Formularservice
70 Formulare stehen zur Auswahl! Die Formulare werden direkt auf der Gemeindehomepage verlinkt und sind ein zusätzliches Service für Ihre Bürger/innen. Alle online eingebrachten Antragsdaten werden in einem Antragspostfach zusammengeführt und können automatisiert abgeholt werden.
Digitales Eingangspostmanagement
3 Pilotgemeinden (Ruden, Glanegg, Griffen) entwickeln und erproben einen Kärnten-Standard für das digitale Eingangspostbuch inkl. Archivierung.
IT-Sicherheit
Wie sicher ist das Gemeindenetzwerk? Ist die Gemeinde auf aktuelle IT-Bedrohungen und eventuelle Datenausfälle vorbereitet?
Interessensplattformen
GIZ-K organisiert Veranstaltungen für Gemeinden mit gleichen Anforderungen gegenüber Dritten, dokumentiert die Ergebnisse und ist im Auftrag der Gemeinden in Kontakt mit den Dienstleistern.
Elektronisches Gästeblatt für Gemeinden und Beherbergungsbetriebe
Die Einführung der elektronischen Gästemeldung wird kärntenweit forciert und unterstützt.
Angebots- und Gebührenoptimierung
Angebote der jeweiligen Lieferanten werden auf ihre technische Ausstattung hin überprüft und mit Alternativen verglichen. Gemeinsam mit der Gemeinde wird das beste Angebot ermittelt.

Download: GIZ-K Shared Services (PDF, 69 KB).

Stärken und Schwächen der Kooperation

Das Gemeindeinformatikzentrum Kärnten GIZ-K GmbH ist als zentraler Ansprechpartner für alle Kärntner Gemeinden die erste Anlaufstelle im Bereich Informationstechnologie und Kommunikation. Innerhalb von 2 Jahren seit der Gründung konnte sich das GIZ-K schon oft als starker und wichtiger Partner für die Kärntner Gemeinden beweisen. Viele Informationen, Anliegen, Anforderungen und Bedürfnisse der Gemeinden laufen nun zentral im GIZ-K zusammen. Diese Informationen dienen dazu, Schwächen und Verbesserungspotentiale in der IT-Landschaft der Gemeinden zu erkennen und in den einzelnen Projekten der GIZ-K entsprechend zu berücksichtigen. Diese neu geschaffene Transparenz hilft den Gemeinden untereinander, verbessert aber auch die Stellung der Gemeinden gegenüber ihren Kooperationspartnern und IT-Dienstleistern in der lokalen Wirtschaft.

Aufgrund der Größe kann die GIZ-K GmbH flexibel und unbürokratisch auf Anliegen der Gemeinden reagieren. Je mehr Gemeinden (132 Gemeinden in Kärnten) nun die Services der GIZ-K in Anspruch nehmen, umso deutlicher wird, dass Ressourcen für Weiterentwicklung, Standardisierung und langfristig ausgelegten Vorhaben fehlen. An dieser Stelle muss man rechtzeitig reagieren und weitere Ressourcen zur Verfügung stellen, um die breite Palette an Serviceleistungen aufrechtzuerhalten und gleichzeitig den Standardisierungsauftrag der Gesellschafter nachzukommen.

Pläne für die Weiterentwicklung

  • IT-Sicherheitsoffensive: gemeinsame Initiative des GIZ-K und der Wirtschaftskammer Kärnten. Sie wurde aufgrund der steigenden IT-Bedrohungen von der Gemeindeabteilung ins Leben gerufen, um die IT-Sicherheitsstandards in den Kärntner Gemeinden zu erhöhen. Gemeinsam mit der WKO wurde eine IT-Sicherheitsempfehlung entwickelt, welche in einem 3-stufigen Prozess in den Gemeinden angewendet werden soll.
  • Online-Formulare für die Kärntner Gemeinden: Flächendeckende Versorgung mit einheitlichen, an das CI der Gemeinde angepassten, qualitativ hochwertigen und Styleguide-konformen Formularen. Unterstützungsleistungen für die Gemeinde beim Marketing für dieses neu geschaffene Angebot Amtswege rund um die Uhr.
  • Durchgängiges E-Government: Im Rahmen der Leitinitiative E-Government-Referenzstädte-Initiative des Österreichischen Städtebundes (ÖStB) soll in den nächsten Jahren eine möglichst durchgängige E-Government-Verfahrensarchitektur in ausgewählten Gemeinden und Städten aufgebaut werden. Dabei wird der gesamte elektronische Verfahrensprozess – ausgehend von der Antragstellung (mündlich, schriftlich, elektronisch), über eine medienbruchfreie Übergabe der Formulardaten in die elektronische Aktenverwaltung und deren durchgängig elektronische Verarbeitung im Backoffice bis hin zur elektronischen Rückübermittlung bzw. Zustellung der Erledigung und automatisierter Erfassung der Rückscheine im Backoffice der Behörde – berücksichtigt.
  • Ausbau und Weiterentwicklung der bestehenden IT-Basisinfrastruktur (Behördennetzwerk CNC-Gemeinden): Konzeption und Umsetzung von zentralen Services und einheitlichen Anwendungen für die Gemeinden.

Wichtigste Erfolgsfaktoren bei der Kooperation

  • Das Maßnahmenpaket rund um "Barrierefreiheit im Web" wurde im Rahmen des "ebiz egovernment Award Kärnten" mit dem Sonderpreis "Barriefreiheit in der IT" ausgezeichnet.
  • Die Kärntner Gemeinden können auf das Gemeindeinformatikzentrum Kärnten als standardisierende (z.B. das GIZ-K Pflichtenheft), beratende (z.B. laufende Informationsveranstaltungen) und koordinierende Instanz (z.B. Durchführung von interkommunalen Kooperationsprojekten) zugreifen und haben somit mehrere Varianten einer Zusammenarbeit mit dem Gemeindeinformatikzentrum Kärnten zur Auswahl.

Bereitschaft, andere beim Aufbau einer ähnlichen Kooperation zu unterstützen

Für Erfahrungsaustausch können Sie sich gerne an Manfred Wundara wenden.

Weitere Informationen

  • Website der Gemeindeinformatikzentrum Kärnten GIZ-K GmbH: http://www.giz-k.at/
  • Das GIZ-K Extranet - Wissensplattform für die Kärntner Gemeinden (geschützter Bereich ausschließlich für Teilnehmer des CNC - Corporate Network Carinthia): http://wiki.giz-k.at