Gemeindekooperation HansbergLand

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Gemeindekooperation HansbergLand
Sektor 06. WOHNUNGSWESEN UND KOMMUNALE EINRICHTUNGEN
Themenbereich Beschaffungswesen, Lokale Agenda 21, Personalmanagement, Bauhof
Staat Österreich
Bundesland Oberösterreich
Bezirk/Kreis
Projektpartner (Institutionen) Auberg, Herzogsdorf, Niederwaldkirchen, St. Johann am Wimberg, St. Peter am Wimberg, St. Ulrich im Mühlkreis, St. Veit
Kontaktperson(en) Albert Stürmer
Projektwebsite
Projektstart (Jahr)
Rechts- und Organisationsform loose Kooperation
Preise und Auszeichnungen Österreichischer Verwaltungspreis

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Koordinaten: 48° 29' 20", 14° 7' 49"

Beschreibung

Mit der „Lokalen Agenda 21 mit Gemeindevernetzung“ haben die Gemeinden der „Region Hansbergland“, Auberg, Herzogsdorf, Niederwaldkirchen, St. Johann am Wimberg, St. Peter am Wimberg, St. Ulrich im Mühlkreis und St. Veit im Mühlkreis ein zukunftsweisendes Modell zur nachhaltigen Entwicklung in den Gemeinden und in der Region geschaffen. Für die erfolgreiche, regionale Umsetzung der „Lokalen Agenda 21“ wird ein zeitgemäßes Management als Erfolgsfaktor angesehen. Mit dem Projekt „Gemeindekooperation in der Region HansbergLand“ werden folgende Ziele angestrebt:

  • eine rationale, sparsame Verwaltung, bei gleichzeitig hoher Dienstleistungsqualität für die BürgerInnen
  • Zusammenlegung von Dienstleistungseinrichtungen, wenn deren Leistungen dadurch effizienter erbracht werden können, ohne dass die Dienstleistungsqualität gefährdet wird
  • Kostensenkung durch sonstige Maßnahmen, wie zum Beispiel „gemeinsamer Einkauf“.

Die somit erreichten personellen und finanziellen Ressourcen sollen für die nachhaltige Umsetzung der Leitziele eingesetzt werden.

Finanzierung

Aktueller Stand

Erzielte Effekte

Bei der Umsetzung der Projektziele war der Lehr- und Forschungsbereich für Verwaltungsmanagement der Universität Innsbruck als externer wissenschaftlicher Berater beteiligt. Den Beginn des Projektes bildete ein Startworkshop, in dem das Ziel verfolgt wurde, die politisch denkbaren Kooperationsmöglichkeiten zwischen den Gemeinden auszuloten und ein Vorgehensmodell für die Umsetzung des Projektes zu erarbeiten. Im Rahmen dieses Workshops wurden die kommunalen Aufgabenfelder einzeln nach ihrer politischen Umsetzbarkeit und der wirtschaftlichen Relevanz einer Gemeindekooperation untersucht. Die Ergebnisse wurden wiederum allen Mitarbeitern präsentiert, um diese über die Vorgehensweise zu informieren.

Mitarbeiterinterviews und Workshops

Aufgrund des mitarbeiterorientierten Beratungsansatzes wurden Einzelinterviews mit sämtlichen Mitarbeitern der Gemeinden durchgeführt. Dadurch sollten Informationen über die einzelnen Gemeinden gewonnen werden, um eine Stärken-Schwächen-Analyse zu erstellen und dadurch die weitere Vorgehensweise planen zu können. Des Weiteren waren die Gespräche notwendig, um die Akzeptanz unter den Betroffenen zu erhöhen und sie über sämtliche Schritte genau zu informieren. Damit sollte der Befürchtung entgegengewirkt werden, dass alles „von oben“ bestimmt wird.

In der nächsten Projektphase wurden zu den einzelnen Themenbereichen (Lohnverrechnung, Finanzbuchhaltung, EDV,…) Arbeitsgruppen installiert, die in regelmäßigen Abständen im Rahmen von Workshops zusammentrafen, um sowohl aktiven Wissens- und Erfahrungsaustausch zu betreiben, als auch die Möglichkeiten von Kooperationen in den einzelnen Bereichen zu besprechen.

Einführung einer Zeiterfassung

In mehreren Einzelinterviews wurden gemeinsam mit den Mitarbeiter die Leistungskataloge der einzelnen Gemeinden erarbeitet, die die Basis für die Zeiterfassung auf Leistungsebene darstellen. Nach einer mehrmonatigen Einführungs- und Testphase wurden jedem Mitarbeiter individuell Leistungen zugeteilt, auf die die tägliche Arbeitszeit „gebucht“ wird. Seit April 2006 wird die Zeiterfassung mittels einer Web-Applikation in einer zentralen Datenbank durchgeführt.

Mit Hilfe einer speziellen Business Intelligence Software ist es in weiterer Folge möglich, verschiedenste Auswertungen betreffend des Zeitaufwands der Mitarbeiter durchzuführen. Diese Auswertungen sollen in erster Linie dazu dienen, den Führungspersonen, den politisch Verantwortlichen und den Mitarbeitern zu zeigen, für welche Leistungen wie viel Zeit verwendet wird und welche Bereiche am meisten Zeit benötigen. Dadurch soll es auch ermöglicht werden, etwaige Ineffizienzen aufzuzeigen. Abbildung 2 zeigt eine beispielhafte Auswertung der Zeiterfassung.

KOMPOT Hansbergland

Im Rahmen von KOMPOT, der kommunalen Potenzialanalyse, wurden anhand der Rechnungsabschlüsse 2004 bis 2006 die Ausgaben und die Einnahmen der einzelnen Gemeinden genauer unter die Lupe genommen und die verschiedensten Bereiche miteinander verglichen. Basierend auf diesen Daten konnten Kennzahlen gebildet werden, die die monetären Größen in Relation zur Einwohnerzahl setzen, worauf erste grobe Aussagen über die Wirtschaftlichkeit in den einzelnen Bereichen gemacht werden können.

Ausgehend von den Gesamtausgaben bzw. den Gesamteinnahmen wurde dabei immer tiefer in die Ausgabenstruktur eingedrungen, um die größten Posten, die „Kostentreiber“, herauszufiltern. Diese Werte wurden dann in Relation zur Einwohnerzahl und zu anderen Strukturdaten gesetzt, um die sieben Gemeinden miteinander vergleichen zu können.

In den einzelnen Gemeinden wurden Arbeitsgruppen eingerichtet, die sich mit dem interkommunalen Vergleich beschäftigen und diesen immer weiter entwickeln. In weiterer Folge soll es dadurch ermöglicht werden, ein einheitliches und standardisiertes Berichtswesen aufzubauen und alle relevanten Daten des Rechnungsabschlusses auf Knopfdruck aufzubereiten.

Zusammenführung KOMPOT und Zeiterfassung

Durch die Betrachtung der monetären Ebene (KOMPOT) sowie der Leistungsebene (Zeiterfassung) wird es ermöglicht, in den einzelnen Bereichen eine Kosten- und Leistungsrechnung durchzuführen sowie die Daten für eine leistungsorientierte Steuerung zu verwenden.

Ergebnisse

Im Rahmen der Interviews und Workshops wurden von den Mitarbeitern und Politikern Bereiche erwähnt, in denen eine Kooperation ökonomisch sinnvoll und politisch umsetzbar wäre. Daraus ergaben sich die folgenden, konkreten Kooperationen:

Gemeinsame Lohnverrechnung

Bei den einführenden Workshops wurde immer wieder die Lohnverrechnung als potenzieller Kooperationsbereich angeführt. Nach mehreren Workshops mit den Lohnbuchhaltern der Gemeinden, bei dem u.a. eine Referentin eingeladen wurde, in deren Gemeinde die Lohnverrechnung bereits für andere Gemeinden durchgeführt wird, wird nun ab August 2007 in einem Pilotversuch die Lohnverrechnung zentral in einer Gemeinden durchgeführt. Neben den finanziellen Einsparungen (Software, Schulungen; in einzelnen Gemeinden wurde ein Einsparungspotenzial von fast € 5.000,-- ermittelt) werden dadurch personelle Ressourcen für andere Verwaltungsaufgaben (besserer Bürgerservice) geschaffen.

Zentraler Einkauf

Auf der Suche nach Einsparungspotenzialen sowie Synergieeffekten ist auch der Bereich Beschaffung untersucht worden. Nach der Auswertung einzelner Bereiche (Bauhof) ist man zu der Erkenntnis gekommen, dass große Preisunterschiede bei Standard – Verbrauchsgütern existieren (z.B. der Preis für Streusalz variiert zwischen € 77,00 und € 144,00 pro Tonne). Aus diesem Grund wird ein „Beschaffungsmanager“ bestimmt, über den sämtliche Einkaufsangelegenheiten abgewickelt werden. Dabei wird natürlich weiterhin auf die regionalen Wirtschaftstreibenden Rücksicht genommen, um diese zu unterstützen.

Bauhof

Im Bereich der Bauhöfe wurde ebenfalls versucht, Kooperationsmöglichkeiten aufzuzeigen. Hier wurde zum einen ein informeller Stammtisch eingeführt, der es den Bauhofmitarbeitern ermöglichen soll, einen einfachen und unkomplizierten Erfahrungsaustausch durchzuführen. Weiters wurden auch in diesem Bereich die bereits erwähnte Zeiterfassung sowie die kommunale Potenzialanalyse eingesetzt. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Einführung eines Personalpools, der es den Bauhöfen ermöglichen soll, bei Personalengpässen auf Arbeiter aus den anderen Gemeinden zurückzugreifen. Zusätzlich dazu ist es auch gelungen, die vorhandenen Maschinen und Geräte gemeinsam zu nutzen und hier ebenfalls Einsparungen zu erzielen.

Backoffice

Durch die Bildung einer Arbeitsgruppe, die sich mit dem Bereich „Backoffice“ beschäftigt, wird versucht, aktuellen und zukünftigen Herausforderungen in der Verwaltung gemeinsam zu begegnen. Von besonderer Relevanz ist dabei der EDV-Bereich, da dieser aufgrund seiner Aktualität besonders interessant ist. Hier wurden mit den Themen „elektronischer Akt“ und „Bürgerportal“ zwei Schwerpunkte gesetzt.

Einsparungen im EDV-Bereich

Besonders erwähnenswert sind die Einsparungen bei der Software der Gemeinden. Aufgrund des gemeinsamen Auftretens aller beteiligten Gemeinden und die dadurch verbesserte Verhandlungsposition war es möglich, enorme Einsparungen in diesem Bereich zu erzielen. Durch die Einholung mehrerer Angebote und den Vergleich der verschiedenen Anbieter konnten die jährlichen EDV-Ausgaben um 50% reduziert werden.

Fazit

Die angeführten Bereiche der Gemeindekooperation „HansbergLand“ zeigen, dass es sich bei diesem Projekt um einen ganzheitlichen und nachhaltigen Ansatz zur Umsetzung einer Gemeindekooperation handelt. Während viele andere Kooperationsprojekte Insellösungen darstellen, bei denen nur in einem einzigen oder einigen wenigen Bereichen kooperiert wird, werden in der Region „HansbergLand“ sämtliche Bereiche der Gemeindeverwaltung durchleuchtet, um etwaige Kooperationsbereiche aufzudecken. Zusätzlich zum Verwaltungsbereich existieren noch eine gemeinsame Marketingschiene sowie ein gemeinsamer Webauftritt.

Ein wichtiger Aspekt des vorgestellten Projektes ist die Mitarbeiterorientierung, auf der die gesamte Vorgehensweise basiert. Es wurde immer darauf geachtet, dass sämtliche Schritte in Abstimmung mit den Mitarbeitern der Gemeinden durchgeführt werden und nicht „von oben“ entschieden wird. Dadurch ist die Mitarbeiterakzeptanz gegenüber der Gemeindekooperation sehr hoch, was einen wesentlichen Erfolgsfaktor darstellt.

Da es sich bei der Umsetzung des Projektes „HansbergLand“ um eine flexible Vorgehensweise, und nicht um ein statisches Modell handelt, wird die Gemeindekooperation auch in Zukunft verbessert und erweitert werden. Das Ziel soll es sein, neben der Effizienzsteigerung der Verwaltung auch die Standortattraktivität der gesamten Region sowohl für die Bürger, als auch für das Gewerbe zu steigern.