Gemeindekooperation im kommunalen Rechnungswesen

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Gemeindekooperation im kommunalen Rechnungswesen
Sektor 01.1.2 Finanz- und Steuerwesen
Themenbereich Finanzmanagement, Gemeindeverwaltung
Staat Österreich
Bundesland Oberösterreich
Bezirk/Kreis
Projektpartner (Institutionen) Gemeinde St. Marien, Hargelsberg, Niederneukirchen und Kronstorf
Kontaktperson(en) Adolf Schöngruber, Christoph Hinterplattner, Christian Scheinecker
Projektwebsite
Projektstart (Jahr) 2011
Rechts- und Organisationsform derzeit IKZ auf Basis von Gemeinderatsbeschlüssen (ohne Rechtsform)
Preise und Auszeichnungen

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Koordinaten: 48° 8' 44", 14° 16' 46"

EINORDNUNG

Das, in einer kummulativen Diplomarbeit mit dem Titel „Gemeindekooperation im kommunalen Rechnungswesen“ beschriebene Projekt, beschäftigt sich mit dem Thema „Reform des öffentlichen Haushalts- und Rechnungswesens“ (Kategorie „Public Financial Management“). Der Zugang ist jedoch nicht eine formale sondern eine organisatorische und prozessorientierte Perspektive u.a. bedingt durch die geringe Durchschnittsgröße der kommunalen Verwaltungseinheiten in Österreich. Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass in österreichischen Gemeinden unter 2.500 EinwohnerInnen ein oder weniger Vollzeitäquvivalente für das Rechnungswesen zuständig sind und in Gemeinden mit unter 4.500 EinwohnerInnen maximal zwei Vollzeitbeschäftigte in dieser Funktion eingesetzt werden, kann durch einen Zusammenschluss eine Verwaltungseinheit geschaffen werden, die es erleichtert bzw. erst ermöglicht, die Instrumente des NPM einzusetzen. Prozessmanagement wird zur zentralen Disziplin und erfährt eine Unterstützung durch Projekt-, Change- und Konfliktmanagement. Die Erarbeitung und das Design des Masterplans für die Umsetzung der Kooperation ist geleitet von den Anforderungen der Kollaboration, Transparenz und Partizipation, welche wiederum geeignet sind, das Innovationspotenzial, den Public Value, die operationalen Kapazitäten und die Legitimität des kommunalen Handelns zu steigern. Das vorliegende Projekt kann als kommunale Innovation bezeichnet werden, da der in Phasen untergliederte Masterplan in jeder Stufe seiner Umsetzung den Kooperationsgemeinden einen Mehrwert liefert, unabhängig davon, ob sie sich für die nächste Phase entscheiden oder nicht. Oberstes Ziel ist jedoch immer die Zentralisierung des Rechnungswesens.

PROJEKTBESCHREIBUNG

Die österreichischen Gemeinden sind aufgrund der derzeitigen Finanzausstattung gefordert, noch intensiver Einsparungsmöglichkeiten zu suchen und zu nutzen. Potenziale werden u.a. in der Reform der Verwaltungen vermutet. Insbesondere Gemeindekooperationen werden empfohlen und könnten helfen, die Effizienz und Qualität der Verwaltungsleistungen zu erhöhen. Die zugrunde liegende Arbeit beschreibt den möglichen Weg einer interkommunalen Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden Aschach an der Steyr, Hofkirchen im Traunkreis, Niederneukirchen, Piberbach und St. Marien im kommunalen Rechnungswesen (Zentralisierung des Rechnungswesens). Die Schwerpunkte lagen in der Überprüfung einer solchen Kooperation, der Wahl der Managementmethoden und der Entwicklung eines detaillierten Plans zur praktischen Umsetzung. Zudem bildete die wissenschaftliche Aufbereitung die Basis für die politische Entscheidungsfindung.

Im theoretischen Teil der Arbeit wurden deshalb die Grundlagen für die Bereiche Prozess-, Projekt- und Konfliktmanagement beschrieben. Zudem wurden mögliche Organisationsformen für diese Kooperation analysiert und ein mögliches Kostenverteilungsmodell dargestellt. Als Grundlage für die Ist-Prozess-Ermittlung wurden aber auch die wesentlichen Prozesse des kommunalen Rechnungswesens identifiziert und in einer Prozesslandschaft zusammengefasst.

Der praktische Teil beschäftigt sich zu Beginn mit der Erhebung und Analyse der technischen und sozialen Anforderungen. Fortgesetzt wird mit der Darstellung der Ist-Prozesse der einzelnen Gemeinden, um schließlich einheitliche Soll-Prozesse (Einheitsprozesse) für die fünf Projektgemeinden abzuleiten. Diese Prozesse unterstützen die Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe in den Gemeinden. Damit wird die Zusammenlegung der Buchhaltungen nicht nur vereinfacht, sondern erst ermöglicht.

Einen weiteren Schwerpunkt bildete die Entwicklung eines Masterplans für die Umsetzung der beschriebenen interkommunalen Zusammenarbeit für die genannten Gemeinden. Dieser, in drei Phasen untergliederte Plan, unterstützte einerseits die politische Entscheidungsfindung und ist andererseits Basis für die praktische Umsetzung. Ein auf die einzelnen Projektphasen abgestimmter Projektzeitplan mit begleitendem Informationsprozess ergänzt die praktische Anleitung. Die Phasen der Umsetzung sind insbesondere dadurch geprägt, dass jede Gemeinde von jeder umgesetzten Phase profitiert, unabhängig davon, ob sie sich entschließt, die nächstfolgende Phase zu realisieren oder nicht.

Das frühe Einbeziehen der betroffenen MitarbeiterInnen wurde als wesentlicher Erfolgsfaktor gesehen. Schon bei der Basisdatenerhebung, der Entwicklung der Einheitsprozesse und des Masterplans waren die Gemeindebediensteten TeilnehmerInnen an Interviews und Workshops. Zentrale Ergebnisse wurden laufend gemeinsam evaluiert. Und auch im Masterplan ist die Fortsetzung dieser partizipativen Maßnahmen konsequent vorgesehen. Die Einführung von Prozessmanagement und den elektronischen Workflows ist ein umfangreiches Vorhaben, dass durch die Teamarbeit im Projekt wesentlich erleichtert wird.

Aus Sicht der Autoren enthält diese Arbeit zum einen die erforderliche Theorie und zum anderen den strategischen Plan zur Realisierung einer konkreten Kooperation. Sie unterstützt die Verwaltungen bei der Umsetzung und schließt somit die Lücke zwischen Theorie und Praxis.

FAZIT

Das beschriebene IKZ-Projekt erscheint erfolgversprechend und realisierbar. Der Masterplan sichert kurz- bis mittelfristig den Aufbau von Methodenwissen in den Gemeinden. Mittel- bis langfristig werden monetäre Vorteile möglich, weil durch die Optimierung der Prozesse, die Routinisierung und die zeitgemäße IT nicht alle natürlichen Abgänge nachbesetzt werden müssen. Wesentlich wird aber sein, dass die Politik und Verwaltungsführung Entschlossenheit zeigt und Eigentümerschaft für das Projekt übernimmt und dass das Land Oberösterreich ausreichend finanziell unterstützt. Die Art der Projektumsetzung und die Organisationsform stellen ein Best Practice für weitere Kooperation dar. Folgende Entwicklungen sind denkbar:

Aufgrund der konzentrierten Experten-Kompetenz und dem Erfolg werden dem zentralen Rechnungswesen weitere Buchhaltungen aus anderen Gemeinden, Verbänden oder kommunalen Gesellschaften eingegliedert. Damit würde eine Buchhaltungsagentur für einen Bezirk oder gar für mehrere Bezirke entstehen, die Shared Services anbietet in diesem Bereich anbietet.

Es ist aber auch – ohne die erste Vision auszuschließen – denkbar, dass die Kooperationsge- meinden für einen weiteren Verwaltungsbereich, wie z.B. der Bauverwaltung oder dem Standesamt, eine Zusammenarbeit anstreben.


Die Diplomarbeit wurde in der Bibliothek der FH Oberösterreich, Fakultät Gesundheit und Soziales, veröffentlicht. Der Download des digitalen Dokuments ist mit nachfolgenden Link möglich. Link: http://aleph20-prod-sh1.obvsg.at/F/FRM9FR7776IRL4XYGFHHYH824T191R8PHUJ2SP7L677V6JM6JF-51493?func=find-b&find_code=WRD&request=Gemeindekooperation+im+kommunalen+Rechnungswesen&adjacent=Y&x=47&y=7&filter_code_1=WSP&filter_request_1=&filter_code_2=WEF&filter_request_2=&filter_code_5=WYR&filter_request_5=&filter_code_6=WYR&filter_request_6=&filter_code_7=WDA&filter_request_7=&filter_code_8=WZW&filter_request_8=

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