Mobiles Finanzamt

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Mobiles Finanzamt
Sektor 01.1.2 Finanz- und Steuerwesen
Themenbereich Bürger- & Kundenorientierung, Finanzmanagement, Fremdenrecht
Staat Österreich
Bundesland Wien
Bezirk/Kreis
Projektpartner (Institutionen) Finanzamt Wien 2/20/21/22, MA17
Kontaktperson(en) Silvia Jukl
Projektwebsite
Projektstart (Jahr) 2006
Rechts- und Organisationsform Verwaltungskooperation
Preise und Auszeichnungen Österreichischer Verwaltungspreis

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Koordinaten: 48° 14' 38", 16° 26' 9"

Beschreibung

Die Betreuung von MigrantenInnen in verschiedenen Moscheen nach dem Freitagsgebet durch MitarbeiterInnen des Finanzamtes 2/20/21/22. Im Zuge derer werden Arbeitnehmerveranlagungen, Familienbeihilfenanträge nicht nur entgegengenommen, sondern auch beim Ausfüllen beratend unterstützt. Vergabe von FinanzOnline Zugängen, sowie allgemeine Auskünfte erteilt, die sie auch im Infocenter (IC) des Finanzamtes erhalten würden.

Vor dem Hintergrund der örtlichen Zusammenlegungen in der Region Wien, war davon auszugehen, dass die Finanzämter an einem Standort dem Kunden gegenüber mit einem gemeinsamen Infocenter in Erscheinung treten werden. Weiters war davon auszugehen, dass dem gemeinsamen Frontoffice in Summe weniger räumliche Ressourcen zur Verfügung stehen werden. Es stellte sich somit die Frage für Entlastungsmöglichkeiten der Infocenter durch Betreuung von Kunden außerhalb des Finanzamtes.

Ziele

  1. Auffinden von Möglichkeiten der Kundenbetreuung außerhalb des Finanzamtes um den Kundenstrom zu minimieren, die Gesetze dem Kunden vor Ort transparenter zu machen und dadurch das Image der Finanzverwaltung zu heben
  2. Verkürzung von Anfahrtszeiten
  3. Betreuung in vertrauter Umgebung
  4. Definition des möglichen Betreuungsumfanges sowie der Art des Kundenkontaktes
  5. Aufzeigen der notwendigen externen Kontaktpersonen bzw. Einrichtungen
  6. Auflistung der notwendigen Infrastruktur
  7. Auswahl von IC-Mitarbeiterinnen

Umsetzung

In der Pilotierungsphase besuchten wir Pensionistenheime, Schulen, waren mit einem Stand bei den Seniorentagen im Donauzentrum und in Bezirksämtern vertreten, die mittlerweile eine teilweise fixe Einrichtung wurden (MitarbeiterInnen des Finanzamtes 2/20/21/22 sind jeden Donnerstag von 7Uhr30 bis 13 Uhr im Bezirksamt Brigittenau).

Zwingend musste aber auch der Bedarf an Service und Hilfestellung für MigrantInnen abgedeckt werden. Es war nicht einfach einen Zugang bei Organisationen zu finden und das Interesse zu wecken. Im Zuge dieser Versuche öffnete sich für uns die Möglichkeit mit der Magistratsabteilung 17- Integrations- und Diversitätsangelegenheiten in Verbindung zu treten. Wir lernten Hr. Ing. Stefan Almer und Hr. Mag. Clement Itamah, vom Projektmanagement der MA 17, kennen, die beide ad personam Projektleiter für die MigrantInnenproblematik sind.

Sie waren daher an einer Zusammenarbeit gleichsam interessiert. Dadurch sahen sie auch die Möglichkeit das Serviceangebot für die MigrantInnen zu erweitern und waren uns auf der Suche nach Örtlichkeiten für unsere Außendiensttätigkeit behilflich. So kam es dazu, dass wir das erste Mal am 24.11.2006 in der Ridvan Moschee (ca. 800 Muslime vor Ort zum Freitagnachmittagsgebet) in 1200 Wien, Dresdnerstr 51 unsere Serviceleistungen anboten.

Mit Plakaten unter dem Titel "Mobiles Finanzamt" wurden wir in sämtlichen Räumlichkeiten der Moschee angekündigt. Im 3. Stock wurde uns ein für unsere Bedürfnisse vorbereiteter Raum zur Verfügung gestellt. Wir erschienen zu viert in der Moschee ausgestattet mit zwei Laptops und zwei Druckern.Die Verwunderung, dass nur Frauen kommen war vorerst da, wir bekamen aber nichts zu spüren, es siegte zuletzt die Freude, dass das Finanzamt in die Moschee kommt.

Die MA 17 stellte uns weiters 2 Dolmetscher zur Verfügung, da wir für unser Projekt keine finanziellen Ressourcen hatten. Es war ein Erlebnis der besonderen Art für beide Seiten, wobei wir von soviel Dankbarkeit und Gastfreundschaft (Kekse,Tee) sowie einer Führung durch die Moschee überwältigt waren anderseits war die Überraschung für die Mitglieder der Community, dass das Finanzamt kommt sehr groß.

Im Zuge dieser Pilotierung kam es sicher nicht zu den "großen" Erledigungen, es war jedoch ein kleiner Schritt zur Völkerverständigung. In der Folge kam es zu zahlreichen weiteren "Freitagsnachmittagsbesuchen" durch unser Infocenter auch bei anderen Communitys ( ägyptisch, serbisch). Ein weiterer Aspekt bei der Zusammenarbeit mit der MA 17 war eine Mitarbeiterschulung

im Hinblick auf kulturelle, sprachliche und menschliche Barrieren, die zweifelsohne teilweise bestehen, diese fand heuer in unserem Finanzamt statt. Fr. Mag.Barbara Szerb-Mantl (hält auch Seminare in der Verwaltungsakademie ab) und Vicky Hasaganovic, beide von der MA 17, hielten in unserem Amt zwei Workshops (unentgeltlich), die jeweils eintägig waren, ab. Thema war vor allem: "Wie gehe ich am besten mit MigrantInnen um, damit es mir nach meinen Diensten auch gut geht". Es wurden Konfliktsituationen bearbeitet und Lösungsvorschläge dafür angeboten. Fr. Hasganovic, mittlerweile eingebürgerte Serbin, erzählte von ihren Erlebnissen und Erfahrungen im Umgang mit Behörden zum Zeitpunkt der Einwanderung nach Österreich. Bei diesen Aspekten, die sich dadurch eröffneten konnte man auch in den Gesichtern von manchen Mitarbeitern erkennen, dass die Sichtweise der Dinge eine andere wurde. Das Feedback, das ich von den beiden Trainerinnen erhielt war sehr euphorisch, denn die Mitarbeit und das Interesse unserer Mitarbeiter waren sehr hoch.

Die MA 17 konnte von diesen Workshops auch Nutzen ziehen, da sie den Aufbau des Finanzamtes in der neuen Struktur kennen lernten und dadurch auch die MigrantInnen gezielter an richtigen Abteilungen weiterleiten können (ein Konfliktpotential wird dadurch minimiert). Weitere Workshops sind für das nächste Jahr geplant.

Erzielte Effekte

  • MitarbeiterInnen mit speziellen Fachwissen werden eingesetzt
  • Termine außerhalb unsere Öffnungszeiten, daher höhere Personalressourcen
  • Vorbereitungsmöglichkeit für die Mitarbeiter für die Formulare und Broschüren in der entsprechenden Fremdsprache
  • weniger Kunden im Infocenter des Finanzamtes
  • Erhöhung der FinanzOnline Quote
  • Imagegewinn für die Finanzverwaltung durch Einsatz von engagierten kompetenten Mitarbeitern
  • Wenn die Finanzbeamten ihre Schuhe ausziehen, das war die Überschrift eines Kurierartikels vom 1. Mai 2007
  • Finanzamt mobil Steuerausgleich für Ausländer – leicht gemacht , unter diesem Titel lief ein Beitrag im Mittagsjournal vom 18.03.2008 im Ö1 indem ein positives Bild von der Finanzverwaltung gezeichnet wurde
  • Mundpropaganda ist bei MigrantInnen sehr ausgeprägt - Gratiswerbung
  • Zugang zu und von den MigrantInnen ist hat sich wesentlich verbessert
  • Verkürzung der Anfahrtszeit für MigrantInnen und "Heimvorteil", da die Moschee ihre vertraute Umgebung darstellt
  • Reduzierung der Hemmschwelle
  • Minimierung des Konfliktpotentials aufgrund sprachlicher Barrieren, da immer zumindest ein Dolmetsch zur Verfügung gestellt wird und gleichsprachige Menschen anwesend sind
  • mehr Zeit für den einzelnen Kunden für eventuelle Beratungen

Weitere Informationen

Das Projekt wurde mit dem Österreichischen Verwaltungspreis 2008 ausgezeichnet.

Würdigung der Jury

"Das Projekt zeigt, dass es mit sehr viel Engagement möglich ist, Grenzen zu überschreiten. Es stellt einen niederschwelligen Zugang zu Leistungen des Finanzamtes dar. Es zeigt, wie Inklusion gelebt werden kann. Das Projekt wird Diversity-Aspekten gerecht und ist in sprachlicher, kultureller und menschlicher Hinsicht beispielgebend für andere Verwaltungen. Interessant erscheint, dass sich bislang nur Frauen als mobile Beraterinnen zur Verfügung gestellt haben."