EProzess-Kommunal - der kooperative Weg zur digitalen Kommunalverwaltung

EProzess-Kommunal - der kooperative Weg zur digitalen Kommunalverwaltung
Sektor	01. ALLGEMEINE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG
Themenbereich	Public Management, Digitalisierung, Prozessoptimierung
Staat	Österrreich
Bundesland	Oberösterreich
Bezirk/Kreis	Linz-Land
Projektpartner (Institutionen)	Gemeinde St. Marien, Marktgemeinde Rohrbach-Berg, Marktgemeinde Hörsching, FH Oberösterreich, Comm-Unity, Selmo Automations GmbH
Kontaktperson(en)	Adolf Schöngruber
Projektwebsite	https://sho.co/1BCXL
Projektstart (Jahr)	2018
Rechts- und Organisationsform	privatrechtliche Kooperationsvereinbarung
Preise und Auszeichnungen

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Unsere Vision: Vollständige digitale Beschreibung der kommunalen Verwaltung

Ziele von eProzess-Kommunal:

• Kooperative Prozessbeschreibung als Arbeitsanleitung und Mittel zur Standardisierung der Abläufe (die Unterstützung der Gemeindebediensteten steht im Mittelpunkt des Projekts)
• Systematische Dokumentation der kommunalen Prozesse
• Online-Prozessdatenbank zur Arbeitsanleitung
• Stellenbeschreibungen auf Basis von Prozessen

Fehlende Dokumentation von Prozessen verursacht:

• Höheren Schulungsaufwand
• Verunsicherung bei der Aufgabenerfüllung
• Etablierung mehrerer Varianten von Prozessen
• Schwierigkeiten bei der Vertretung
• Ungerechte Arbeitsverteilung
• Fehleinschätzung hinsichtlich Ressourcenbedarf

Benefits durch eProzess-Kommunal:

• Erleichtert Schulungen
• Vereinfacht die Stellvertretung
• Normiert den Standard
• Schafft einen Überblick über die Prozessbeteiligten
• Speichert Wissen über die Arbeitsabläufe
• Ermöglicht die Evaluierung
• Uvm.

Die standardisierte Prozessdokumentation enthält auch:

• Prozessverantwortliche
• Prozessinhaber
• Stellvertretende Prozessinhaber

Aus eProzess-Kommunal resultiert eine Sammlung aller kommunalen Prozesse, mit adressatengerechter Anleitung, wie die Aufgaben zu erfüllen sind. Die Sammlung der kommunalen Prozesse und deren Zuteilung sind Basis für die Stellenbeschreibung und den Geschäftsverteilungsplan. Die Prozesse stehen allen Bediensteten der Verwaltung über die Online Plattform eProzess-Manager zur Verfügung (Device unabhängig). Die jeweilige Arbeitsanleitung wird im Detail durch den eProzess-Viewer dargestellt und beschrieben.

Prozesse können von den Gemeinden individuell weiterentwickelt werden (der Standard ist der Ausgangspunkt). Das ermöglicht in der Folge ein Benchmark der Prozesse und sichert den kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Standardprozesse. Nicht jede Gemeinde muss das Rad neu erfinden. eProzess-Kommunal ist geeignet allen oberösterreichischen Gemeinden einen Katalog über alle kommunalen Standardprozesse bereitzustellen. Durch den Standardkatalog und die damit einhergehende zentrale Weiterentwicklung der Prozesse wird direkt auf die Qualität der kommunalen Verwaltung Einfluss genommen und somit ein modernes Qualitätsmanagement implementiert.

Mit März 2019 geht die Webapplikation für das Bürgerservice der Gemeinde St. Marien in Echtbetrieb. Bis ende 2019 ist geplant, eProzess-Kommunal in allen Verwaltungsbereichen der Gemeinde St. Marien zur Verfügung zu stellen.